Как эффективно управлять командой: советы руководителю

/ 11.06.2020
Время чтения: 7 минут
Как эффективно управлять командой: советы руководителю

Не только продажи и маркетинг — вечно актуальные темы для бизнеса и руководителей. Внутренние процессы, коммуникации, работа команды напрямую влияют на результаты и деньги компании. В этой статье расскажу, как эффективно управлять командой за счет налаженных процессов, проверенных подходов и разных инструментов. 

Иерархия и структура

Иерархия в команде часто ассоциируется с формальностями и может вызывать сопротивление со стороны некоторых сотрудников. В реальности — понятная структура команды упрощает жизнь всем. Руководители четко понимают, за каких сотрудников отвечают. Сотрудники понимают, к кому и по каким вопросам могут обратиться, за кем окончательное решение. 

Чтобы избежать сложностей и недоговоренностей, создайте понятную структуру и дайте к ней доступ всей команде. Можно распечатать структуру в офисе, создать электронный документ или майндмеп. Карту со структурой легко сделать в Miro: 

  1. Создайте Mind Map. 
  2. Укажите всех руководителей направлений. 
  3. Пропишите все должности в их подчинении.
  4. Откройте доступ на просмотр этого документа всей команде. 

Такой подход сразу решает несколько проблем:

  • все сотрудники понимают свою роль и иерархию в компании;
  • новым членам команды гораздо проще ориентироваться в компании;
  • есть понимание, как и куда каждый член команды может вырасти. 

По данным исследования Стэнфордской школы бизнеса, четкую иерархическую систему сотрудники предпочитают чаще: она для них более понятная и удобная в рабочих процессах.  

Рабочие процессы

Когда вас несколько человек, все берутся за всё, вместе решают проблемы, вместе что-то внедряют. По мере роста задач и процессов становится больше. Общаться с каждым лично, каждый раз напоминать про какие-либо задачи — практически нереально. Да и не нужно. 

Нужно прописать процессы под каждую должность, задокументировать их и использовать. Может показаться, что это бюрократия, сложности, лишние движения. Но представьте себе такую ситуацию. 

Ваш менеджер по продажам резко решил переехать в другую страну или просто уволиться. Через 3 дня его уже не будет в офисе. Вы хаотично ищете нового человека. Титаническими усилиями находите его за эти 3 дня. Говорите: «Всё, можно работать». Только он не знает еще, как у вас принято работать, какие задачи нужно выполнять, какие процессы и нюансы есть. И вы еще 3 недели вникаете, как работал прежний менеджер, как вы бы хотели, чтобы он работал, как действовать новому сотруднику. 

Другая ситуация. Вам нужно найти еще одного менеджера по продажам (все-таки первый решил остаться или вообще никуда не собирался). Если ваш сотрудник бросит все силы на обучение новичка, некому будет продавать. А вот если бы были четкие должностные инструкции и расписанные процессы, всё прошло гладко. 

Как собрать процессы:

  1. Если должность уже существует, привлеките сотрудника. Попросите описать свои рабочие процессы: что конкретно он делает, как часто. Можно разделить процессы по частоте: ежедневные, 1 раз в неделю, 1 раз в месяц. 
  2. Если должности еще нет, пропишите, каким образом можно решить актуальные для бизнеса задачи: писать и оформлять 3 поста в неделю для Instagram, делать 1 раз в месяц рассылку, обновлять тексты рекламных объявлений 1 раз в неделю и т.д. 
  3. Используйте для этого Google Таблицы и прикрепите ссылки на необходимые инструкции или другие документы. Например: рекомендации для менеджеров по продажам, презентация продуктов компании, инструкция по работе с недовольными клиентами. 

Повторите этот путь для каждой должности и убедитесь, что все члены команды четко понимают процессы. Если необходимо, процессы могут корректироваться, дополняться и т.д. Оптимальный вариант: создать для каждой должности отдельную папку на Google Drive через G Suite, чтобы собрать в одном месте все файлы:

  • процессы;
  • инструкции;
  • отчеты;
  • папку для рабочих файлов сотрудника. 

Даже если сотрудник перейдет в другую компанию, уволится, улетит на Бали, сожжет компьютер, у вас на облаке останутся все процессы и рабочие документы.   

Наставничество и развитие 

Вашей команде нужны не только задачи и вызовы. Не менее важный аспект — развитие. Особенно актуально, когда вы не можете нанять лучших игроков на старте из-за ограничений в бюджете. Тогда лучшими сотрудников нужно сделать самостоятельно. Для этого нужны 2 компонента:

  • культура наставничества;
  • инструменты для развития. 

Наставничество часто воспринимают как необходимость постоянно давать советы подчиненным. На начальном этапе, например, при найме нового сотрудника, это работает. Можно закрепить за новичком более опытного специалиста, который введет в курс дела и даст ответы на большинство внутренних вопросов. 

С основной командой наставничество должно работать по алгоритму:

  • в чем цель наставничества — прокачать какие-либо навыки, подготовить к руководящей должности и т.д.; 
  • как можно добиться этой цели и что уже есть — насколько близко к цели, что приближало к ней в прошлом, какие варианты для будущего;
  • определить, что будет, если бездействовать — например: не сможем повысить до руководителя отдела, придется искать нового сотрудника, нанимать со стороны, можем потерять 3-4 месяца;
  • выбрать оптимальный путь развития. 

Чаще всего задачи руководителя в наставничестве сводятся к тому, чтобы создавать для сотрудника ситуации, задавать правильные вопросы, в которых он сам постоянно развивается. Об руководителя можно и нужно думать, но это не должно быть в формате «А что мне делать?». Скорее в формате: «У меня такая задача. Думаю, её можно решить вот так или вот так. Есть сомнения на счет ситуации Х, потому что есть риски в таком-то нюансе».      

инструменты для управления командой

Инструменты для управления командой

Я уже говорил про Miro для работы со структурой, иерархией. Ниже поделюсь подборкой инструментов, которые используем в Rezart и которые рекомендуют руководители. 

Для управления проектами

Worksection — сервис, которым пользуемся с момента основания агентства. Есть проекты, трекинг времени на задачу, понятные отчеты, канбан-доски, поддержка приложений для разных OS. 

Asana — аналог для командной работы, очень популярен на западе и в IT-компаниях. Похожие функции. Есть бесплатный тариф для команд до 15 человек. 

Trello — сервис, в котором все построено на принципе канбан-досок. Можно использовать и для задач сотрудникам, и для контент-планов, и для управления клиентскими проектами. 

Wrike — относительно новый сервис для управления проектами с интересными функциями, свежим интерфейсом, но кусающейся ценой. За каждого члена команды нужно платить от $9.8 в месяц. 

Jira — изначально IT-сервис для отслеживания багов в разработке. Многие компании используют для управления проектами. Привлекают гибкие интеграции и настройки, которые так ценят разработчики. 

Для внутренних процессов и документов

G-Suite — комплекс всех инструментов Google для бизнеса: почта, таблицы, документы, диск. Сейчас стоит от $5 за пользователя в месяц. 

Notion — кобмайн для работы с заметками, чек-листами, планами, контентом. Часто используют для внутренних инструкций, рабочих чек-листов, хранилища идей, базы знаний. 

Google Календарь — созвоны, обсуждения, встречи с командой. Особенно актуально, когда у руководителя плотный график и нужно заранее назначить с ним встречу. Заглянул в календарь, увидел свободное окно, предложил встречу по конкретному вопросу. 

Для коммуникации

Zoom — для звонков, обсуждений, стратегических сессий. Даже в бесплатном тарифе 40 минут зачастую хватает на реально важные вопросы.

Google Meet — аналогичный сервис с интеграцией с Google Календарем. Создаете событие, прямо из календаря переходите по ссылке — очень удобно.

Telegram —  у нас в команде мессенджер №1. Недавно добавленные папки вообще здорово решают проблему разделения коммуникации по личным вопросам и по рабочим. 


Вы можете использовать любые инструменты, форматы, мессенджеры. Главное придерживаться ключевых принципов:

  • дать сотрудникам понимание структуры — кто, с кем и как взаимодействует внутри команды;
  • оцифровать все возможные процессы: сделать инструкции, таблицы, документы, которые помогут работать каждому специалисту эффективнее;
  • быть не надзирателем, а наставником — стимулировать развитие с пониманием целей: зачем и в какую сторону развивать команду;
  • держать руку на пульсе за счет дашбордов, систем управления проектами, календаря. 

Оцените нашу запись
Очень слабоНу, такоеВполне неплохоДобротно, молодцыКруто, спасибо
5 оценок, среднее: 4,40 из 5
Загрузка...

Готовы к более
стремительному росту
вашего бизнеса?

Для этого мы подготовили специальные чек-листы.

  • Все в порядке с вашим сайтом или лендингом и что стоит улучшить;
  • Какие есть ключевые этапы воронки продаж;
  • ТОП 10 лучших инструментов аналитики;
  • Блиц-тест проработки образа клиента (за 3 минуты).

Получите бесплатно все чек-листы для стремительного роста прямо в Facebook Messenger



















Получите бесплатно все чек-листы для стремительного роста прямо в Facebook Messenger



















Готовы к более
стремительному росту
вашего бизнеса?

Для этого мы подготовили специальные чек-листы.

  • Все в порядке с вашим сайтом или лендингом и что стоит улучшить;
  • Какие есть ключевые этапы воронки продаж;
  • ТОП 10 лучших инструментов аналитики;
  • Блиц-тест проработки образа клиента (за 3 минуты).