Как эффективно работать дома: приемы, инструменты, советы

Сегодня расскажу, как эффективно работать дома, отталкиваясь от своего 9-летнего опыта. Ниже будут инструменты, приемы и советы команды Rezart, так как мы практические все работаем удаленно в любое время. 

Содержание: 

1. Подход к работе: что нужно сделать и принять
2. Рабочее место: банальные и нетривиальные советы
3. Как строить режим и планировать
4. Как договориться с семьей и детьми
5. Что делать, если вы — руководитель

Подход к работе: что нужно сделать и принять

Исторически сложилось так, что я практически всегда работал удаленно. В самых разных условиях: от комнаты общежития (где на 16 квадратах мы жили вчетвером) до уже своей квартиры с семьей и маленьким ребенком. Если оценивать по 10-бальной шкале уровень препятствий и отвлекающих факторов, у меня он бывал на отметке 15. 

Я изучил 20+ книг по личной эффективности, тайм-менеджменту, организации рабочего процесса. Пробовал десятки приложений, сервисов. Внедрял сотни разных подходов и приемов по мелочам и глобально. Пытался поверить в магию 5 утра и боролся с магией 3 часов ночи. Получилось ли у меня добиться идеального результата в плане эффективности работы и личного уровня стресса? Неа. Становится ли лучше?! Точно да. 

Уверен, что ответ на вопрос «как эффективно работать дома?» упирается в несколько ключевых факторов: 

• как вы измеряете эффективность — что такое хорошо, плохо, с чем сравнивать; 
• как вы подходите к работе — что реально можете принять и как можете держать баланс; 
• как можете организовать процесс и себя самого — это микс техник, мотивации и понимания своих хотелок;
• как быстро вы умеете адаптироваться — потому что приемы, которые работали год назад, могут дать сбой сейчас.    

Дальше постараюсь ослабить пыл моих лирических отступлений и буду говорить о том, что конкретно можете применить вы. 

Подход к работе дома

До карантина и массового перехода на домашний режим в воздухе витала романтическая легенда про удаленную работу. Просыпаешься во сколько хочешь, гуляешь по паркам, а вообще — ты на Бали всё время, с коктейлем. И тебе так кайфово, что никто не стоит над тобой, ты не видел в глаза пробки и т.д. 

Сторонники этой легенды сейчас очень разочаровались. Оказывается, дома тоже нужно работать, чтобы добиваться поставленных KPI, получать зарплату и т.д. В этом первый принцип эффективной работы дома. 

Чтобы результативно работать дома, в чулане, гамаке, на Бали, нужно работать! 

Банально делать задачи, заниматься рутиной, вести переговоры, ошибаться, делать снова. Если относиться к работе дома, как к мини-отпуску, эффективности не будет. 

1. Примите как факт, что работа дома — более важная и сложная, чем в офисе (дома вам в 9 из 10 случаев что-то будет мешать: сосед с перфоратором, отключенный интернет, планы семьи, телевизор, холодильник, кот и т.д.). 
2. Теперь примите тот факт, что у вашей семьи может не получиться принять работу дома так же эффективно. Разум подсказывает: «Да, это работа, просто дома», а реальность говорит: «Нужно сделать вот эту бытовую задачу». Тем более у вас не получится объяснить маленькому ребенку, почему сейчас нельзя на ручки и почему папа не может на 5 минут стать динозавром и покатать на спине. 
3. Если предел принятия еще не достигнут, продолжаем путь буддиста. Примите тот факт, что вам нужно научиться быть гибким и работать отрезками. Дома режим с 9:00 до 18:00 сработает у тех, у кого дисциплина 80 LVL, еще нет детей, чей партнер также увлеченно занят. В других случаях — только гибкое планирование, работа отрезками, полная боевая готовность к форс-мажорам.         

Рабочее место: банальные и нетривиальные советы

Каждая статья из Google с вопросом «как эффективно работать дома» начинается с пункта о том, что супер-важно — обустроить рабочее пространство. Это реально важно как физически, так и морально. 

Идеальная комбинация для работы: отдельная комната-кабинет с удобным столом, креслом и местом у окна. 

Чтобы было удобно физически:

• кресло должно быть с поддержкой позвоночника, регулируемой высотой, подлокотниками;
• оптимальная высота кресла — когда ноги стоят на полу, а колени согнуты примерно на 90 градусов;
• монитор/дисплей лучше размещать на расстоянии 45 см. 

Ключевая проблема работы дома —  постоянное стремление поработать лежа, на кухне, перед телевизором, на перекуре и т.д. Чтобы меньше отвлекаться и быстрее включаться в работу, обозначьте для себя единую рабочую зону. Это ваша территория, ваше место силы. Не нужно есть за ним или тащить ноутбук к холодильнику. 

С точки зрения рабочего пространства важно еще и освещение. Купите себе LED-лампу с нейтральным светом и регулировкой по высоте, наклону. Нейтральный свет — максимально близкий к естественному. Теплые лампы для атмосферных фото в Instagram действуют на мозг так: «О, какой классный свет, хочется лечь или выпить бокал вина» . Именно такие лампы ставят в ресторанах и lounge-зонах. Нейтральный и холодный свет заставляют нас концентрироваться. 

Нетривиальные советы и свежие идеи для рабочего пространства: 

1. Попробуйте работать стоя. Не обязательно сразу брать супер-лакшери стол с регулировкой высоты. Для начала можно сделать конструкцию своими руками. Если «зайдет» такой формат, прикупите специальный стол. 
2. Сделайте себе дашборд — пробковая, меловая или любая другая доска станет отличным местом для мозгового штурма, планов на неделю, визуализации пути к славе и мировому господству. 
3. Если нет возможности поставить стол у окна, размещайтесь лицом к стене. Это не очень весело, но так меньше шансов отвлекаться на то, как по квартире бегает кот. 
4. Не отдыхайте на рабочем месте. Вам нужно приучить мозг разделять «рабочее» и «нерабочее». Эффективность отдыха зависит напрямую от того, насколько сильно деятельность отличается от работы. 
5. Даже в небольшой квартире можно организовать рабочее место за счет простых перегородок, стеллажей, зонирования помещения. Загляните в IKEA и JYSK, чтобы подобрать подходящие полки, шкафы, столы. 

Как строить режим и планировать

Выше я уже писал о том, что работать без перерывов и не отвлекаться на бытовые вопросы получится не у многих. Чтобы избежать ситуаций с вырыванием волос от стресса, начните планировать по-новому:

• вносите в планировщик не только рабочие задачи, но и бытовые;
• согласуйте график с партнером и планами/запросами семьи — чтобы не вышло, что вам двоим нужен единственный ноутбук в одно и то же время для созвона с клиентом;
• сделайте бытовые задачи частью отдыха от работы — можно заняться уборкой в перерыве от работы, параллельно слушая любимый подкаст;
• не пытайтесь, ни в коем случае не пытайтесь держать все планы и задачи в голове. 

Последний пункт критически важен. Мы подобрались к инструментам и лаконичным советам. 

1. Используйте Google Календарь или другое подобное решение, чтобы планировать все звонки и онлайн-встречи. 
2. Начните оцифровывать планы и задачи — заведите таск-менеджер типа Things 3, Todoist, TickTick. В каждом из них есть синхронизация с календарями. 
3. Заносите в приложение все задачи. На выходных можно выделить 30 минут, чтобы спланировать следующую неделю. Я стараюсь сначала заполнить ячейки задачами, которые четко привязаны по времени (дедлайны, созвоны). 
4. Попробуйте планировать задачи без жесткой привязки к дню. Выберете пул задач на неделю. Делайте их в том формате и режиме, в котором вам максимально комфортно. Будет меньше стресса в формате «блин, я должен был это сделать во вторник». Естественно, если это не нарушает дедлайны. 
5. Не пытайтесь поместить в планы на день то, что даже в идеальных условиях сложно сделать. Вы будете постоянно переносить несколько задач на следующий день и морально страдать из-за «неэффективной работы». 
6. Расставляйте приоритеты. В том же TickTick есть такая функция. Помогает держать фокус на том, что первично. Я стараюсь делать самые сложные задачи в то время, когда максимально комфортно (в моем случае — рано утром или после 15:00). 
7. Обязательно закладывайте время на форс-мажоры. Гораздо приятнее сделать чуть больше, чем планировали, чем наоборот. Более того, сильно часто делать больше плана не получится. 

Как договориться с семьей и детьми 

Если вы живете не сами, без компромиссов не обойтись. Моему сыну почти 3 года. Думаю, вы догадываетесь, что работать дома с совсем маленьким ребенком — не совсем та картинка, которую показывают балийские инстаграмы. 

Чтобы не сойти у сма и не разругаться с домашними, будьте джедаем: 

1. Заранее выработайте режим для всей семьи и ребенка. Особенно — для ребенка. Когда гулять, кушать, спать, развлекаться. 
2. Не рвите на себе волосы, когда ребенок попытается с вами поиграть. Порой проще отвлечься на 5-10 минут, чем весь день объяснять «сейчас не могу».
3. Постарайтесь договориться с партнером и разделить домашние хлопоты. В идеале — приходить друг другу на подмогу, когда супер-важно поработать или просто нужен кофе-брейк на 15 минут и коты из Instagram, а не вот это всё. 
4. Возможно, идеальный вариант — работать, когда ребенок спит. Именно на это время я часто планирую сложные задачи или то, для чего мне нужна тишина. 
5. Оберегайте место силы. Терпеливо, но настойчиво защищайте рабочее место от всего, что нарушает ваш дзен. Игрушки, чашки, аксессуары.
6. Определите семейное время. Вместе сходить на прогулку в середине дня, приготовить любимое блюдо семьи, посмотреть добрый фильм — не менее важно, чем наставить приложений и задач. 
7. Организуйте личное время для каждого. Просто залипнуть в социальные сети, почитать, послушать подкаст, помедитировать. Вам с партнером это необходимо сейчас больше, чем раньше. Когда будут эти ячейки для самого себя, будет меньше поводов для разбирательств по мелочам и бытовым вопросам. 

Что делать, если вы — руководитель

Вам добавляется еще одна задача, кроме описанных выше. Вам нужно убедиться, что люди работают эффективно. Метод кнута тут работает туго, но рамки и дисциплина тоже важны. Экспресс-советы от нашей команды:

• проводите недельные созвоны с командой: обсудить актуальные вопросы, идеи, изменить подходы — лучше всего для нас подходит четверг, ведь в пятницу уже что-то из идей можно запустить в работу;
• используйте кроме уже нашумевшего Zoom и другие достижения цивилизации — сервисы для управления проектами вроде Asana или наш украинский Worksection;
• помогайте сотрудникам быть эффективными: давайте четкие инструкции, объясняйте важность той или иной задачи, учите, что признавать косяки — нормально;
• обновите формат мотивации (материальной и не только) на период карантина — переведите команду или отдельных сотрудников на проектную оплату, введите новые KPI. 

Скорее всего, за этот карантин формат многих команд изменится и отношение к эффективности работы тоже. Сейчас важно перестроиться и приучить себя к новому подходу. Это реально только в одном случае — вы начнете внедрять эти рекомендации, пробовать их конкретно в своей ситуации, доме, семье. По-другому магии не будет, но верить в неё нужно!

5,00

Загрузка...

Владислав Анисимов

инструкции / 23.04.2020