Как ставить задачи сотрудникам: советы и примеры для руководителя

Почему одни задачи сотрудники выполняют, а с другими постоянно возникают проблемы? Анализ компании ZSC показывает, на продуктивную работу сотрудник тратит в среднем 3,5 часа из 8. Остальное время он занимается личными делами. Но как ставить задачи сотрудникам, чтобы они эффективно использовали рабочее время? Подготовили материал, из которого вы узнаете:

Про задачи-приказы и задачи-проблемы
Про цели по SMART для сотрудников
Как ставить задачи сотрудникам правильно
5 типичных ошибок в постановке целей и задач

Задачи-приказы и задачи-проблемы

Важно осознать, каждая задача — не приказ с предельно точной инструкцией. Если подойти к решению оптимально и творчески, результат превысит все ожидания.

Примеры задач-приказов

Отремонтируй принтер!
Срочно позвони Ивану Геннадьевичу!
Подготовь отчет за прошедшую неделю!

Последствия задач-приказов

Приказ — бездумное выполнение в узких рамках. Сказано — сделано. Человек выполняет задачу, не задумываясь, зачем и кому это нужно. Такой путь не ведет к развитию навыков и самостоятельности.

Сотрудник не нацелен на результат. Если что-то пошло не так, он не готов стараться усерднее и проявлять инициативу. В итоге не растет ни он сам, ни компания. Такой работник теряет всякую мотивацию, отсиживается в офисе от зарплаты до зарплаты и стремительно деградирует.

Альтернатива: задачи-проблемы

Позвольте сотруднику самому выбирать способ решения конкретной задачи и отвечать за результат. Поощряйте его удачный выбор. Это путь роста. Так сотрудник чувствует себя свободным, выполняет поставленные ему задачи без четких рамок от руководителя. Он осознает свой вклад, значимость для компании и коллектива.

Дело не в глобальных изменениях системы, а только в правильных словах и формулировках. Грамотно выстроив их, вы получаете команду сотрудников, готовых с энтузиазмом, рвением приступать к работе и выполнять даже самые сложные задачи.

Примеры задач-проблем

К обеду придет клиент, нужно отремонтировать принтер и распечатать маркетинг-кит.

Звонил Иван Геннадьевич, просил внести правки в макет.
Конверсия снизилась на 30%, мне важно выяснить причину.

Как грамотно ставить цели сотруднику

1. Начните с предыстории, расскажите, откуда и для чего важно выполнить текущую задачу.
2. Обозначьте суть задачи и условия выполнения.
3. Опишите следующие этапы работы и ответственных за выполнение.
4. Поставьте и обоснуйте сроки.
5. Объясните, почему задачу выполняет этот сотрудник, похвалите его сильные стороны.
6. Предложите вариант решения задачи, но предупредите, он не единственно верный.

Так ваша команда будет видеть всю картину. Он мотивирован выполнить задачу креативно, в срок и с полной ответственностью за результат. Такие сотрудники быстро развиваются, а компания идет вперед.

Цели по SMART для сотрудников

Если сформулировать задачу четко и ясно, достичь её гораздо проще. Разберем концепцию Smart-целей. SMART — это аббревиатура: S — Specific (конкретная), M — Measurable (измеримая), A — Achievable (достижимая), R — Relevant (значимая), T — Time Boand (ограниченная во времени).

Конкретизируйте задачи сотрудникам

• Определите результат, которого хотите достичь.
• Используйте глаголы, избегайте общих, неоднозначных формулировок.
• Назначьте ответственных.
• Уделите внимание деталям, особенно для формирования задач новичкам.

Неправильно: срочно написать статью об автоворонках.

Правильно: написать статью на 9500 знаков для блога “Практическое применение автоворонок” до 1 июня.

Определите меры результата

Цель должна быть измеримой. Обозначьте конкретные критерии: показатели, метрики и т.д. Используйте вопросы:

• Когда будет понятно, что цель достигнута?
• Какой показатель будет говорить о том, что цель достигнута?
• Какое значение у этого показателя?

Неправильно: создать пару постов для социальных сетей.

Правильно: создать 2-3 поста для социальных сетей — сообщить об акции до конца недели и охватить не менее 5000 человек.

Убедитесь, что цель достижима в обозначенный срок

Реалистичность цели влияет на мотивацию сотрудника. Если ожидания слишком завышены, исполнитель теряет веру в себя.

• Убедитесь, что у сотрудника достаточно времени, знаний и опыта для выполнения текущей задачи.
• Проверьте наличие необходимых ресурсов (инструментов, информации, инвестиций).

Неправильно: поручить дизайнеру создать статью в блог.

Правильно: поручить копирайтеру текст для статьи, дизайнеру — иллюстрации и обратную связь по материалу о дизайне.

Убедитесь, что цель значимая

Задайте вопрос: “Какие выгоды для компании принесет решение поставленной задачи?” Если компания не получит выгоды, такая цель не принесет результатов, а только отнимет ресурсы.

Установите дедлайн и отслеживайте выполнение цели

Ничто так не ускоряет выполнение задачи, как приближение дедлайна.

• Укажите срок завершения задачи.
• Большую задачу разделите на этапы и соответствующие им дедлайны.
• Контролируйте или назначьте ответственных за поэтапное выполнение.

Неправильно: Провести опрос постоянных клиентов в ближайшее время.

Правильно: Провести опрос постоянных клиентов до 10 июня. Список вопросов прилагается.

Чек-лист для постановки SMART-цели сотруднику

1. Поставьте четкую, конкретную задачу.
2. Назначьте ответственного.
3. Пропишите дедлайн.
4. Когда будет понятно, что цель достигнута?
5. Какой показатель будет говорить о том, что цель достигнута?
6. Какое значение у этого показателя?
7. Какие выгоды для компании принесет решение
   поставленной задачи?
8. Все ли ресурсы есть для достижения цели в срок?

Как ставить задачи сотрудникам: примеры

1. Поручить менеджеру по продажам провести опрос всех постоянных клиентов компании до конца текущей недели. Список вопросов прилагается.
2. Назначить руководителя отдела продаж ответственным за ежедневную проверку скрипта продаж у каждого менеджера в начале рабочего дня.
3. Запросить у аналитика посещаемость сайта за последние 3 месяца.
4. Поручить директору разработку бонусной системы за перевыполнение плана продаж менеджерами до 4 июня.
5. Поднять оборот отдела продаж на $5000 до конца июля 2018 года.
6. Поручить копирайтеру макет презентации проекта “Новострой ЖК Павловский” для клиентов до 10 июня.
7. Поручить верстальщику разработать мобильную версию сайта компании до конца июня.
8. Запросить у бухгалтера отчет о выдаче заработной платы сотрудникам отдела продаж за последние полгода.

5 типичных ошибок в постановке целей и задач

При всем изобилии информации о постановке целей и уверенности в своей правоте, все мы продолжаем делать ошибки. Разберем самые распространенные.

Нереалистичные цели и задачи

Мы переоцениваем то, что можем сделать за год и недооцениваем, что можем сделать за пять лет. В результате космические планы не выполнены, мотивация действовать дальше на нуле.

Делите слишком объемные задачи на несколько мелких. Ставьте дедлайны и последовательно контролируйте их выполнение. Поручайте сотруднику дела, результат которых зависит от него самого, а не от внешних обстоятельств.

Неправильно: поручить менеджеру сделать оборот $1000 за 2 дня.

Правильно: поручить менеджеру провести 20 презентаций за неделю.

Узкий фокус внимания

Многие сосредотачивают внимание на одной конкретной сфере. Погружаются в неё целиком, не видят общей картины и рычагов с других сфер, которые могут повлиять на общий результат.

Например, нужно вдвое больше продаж. Руководитель проводит ежедневные собрания менеджеров, разрабатывает систему мотивации, создает новые скрипты. Продажи падают. Руководитель злиться, менеджеры стрессуют.

Важно выявить причину. Аудитория может быть холодной, есть ошибки в рекламных объявлениях, неправильно определены интересы потенциальных клиентов, есть стратегические ошибки в подходе к самой лидогенерации. В таком случае уделите внимание маркетингу и поиску ресурсов.

Руководители не отслеживают процесс

Практически у всех руководителей масштабное мышление и глобальные задачи. Они с головой погружены в работу и ждут крутых результатов.

Если не отслеживать короткие успехи, снижается мотивация. Фокус смещается на выполнение конкретной задачи. РУководитель теряет видение более оптимальных путей решения.

Будьте внимательны. Отслеживайте мелкие успехи и корректируйте план выполнения задачи.

Например, если у вас стоит задача повысить продажи на 10% за ближайшие 1,5 месяца, разделите её на ряд подзадач. Усовершенствуйте скрипты, отправьте менеджеров на обучение, поручите создать воронку продаж специалисту и т.д.

Негативные цели

Только 3,5% людей четко знают, чего хотят. Остальные 96,5% знают чего они не хотят и фокусируются на этом.

Четко сформулированные мысли напрямую влияют на достижение цели. Негативные цели (перестать опаздывать, не забывать ежедневно читать) закрывают путь к решению проблем. Более разумно задуматься о путях достижения желаемого результата.

Неправильно: Не опаздывать на работу.

Правильно: С завтрашнего дня приходить в офис за 5 минут до начала рабочего дня.

Слишком много целей

Зачастую хочется сделать или поручить кому-то всё и сразу. В итоге человек не видит приоритетов. У него возникает стресс и нежелание что-либо делать. Груз кажется неподъемным.

Помните, важно не количество, а качество. Выставляйте приоритет по 10-бальной шкале. Прежде делегируйте самые важные задачи и доносите их значимость исполнителю. Анализируйте раз в неделю загруженность своего отдела, чтобы понять, как ставить задачи сотрудникам в будущем.

Что запомнить

1. Задачи-приказы могут быть эффективными, но не в долгосрочной перспективе.
2. Задачи-проблемы позволяют найти больше решений и развивают сотрудников.
3. Ставьте цели по SMART — конкретные, измеримые, достижимые, значимые и ограниченные во времени.
4. Поручайте сотруднику дела, результат которых зависит от него самого, а не от внешних обстоятельств.
5. Процесс тоже важен, не нужно мерить только по результату. Отслеживайте мелкие успехи и корректируйте план выполнения задачи.
6. Учитывайте значимость задач и их приоритет, чтобы упростить жизнь себе и коллегам.

Простые и практичные инструменты легко внедрить, а главное — они работают. Используйте эти советы, чтобы сформировать сильную команду, упростить себе жизнь и вывести бизнес на новый уровень.

4,48

Загрузка...

Скромний Маркетолог

стратегия / 20.06.2018